Vrijwilligers-systeem vereniging

Vrijwilligers-systeem CDW

Het vrijwilligers-systeem is sinds het seizoen 2014/2015 ingevoerd bij CDW. De reden hiervoor is dat CDW (net als veel andere sportverenigingen) een tekort aan vrijwilligers had/heeft om de club draaiende te houden. Het toenmalig bestuur stond voor het probleem dat de kantine in dat seizoen al meerdere keren dicht was door een gebrek aan vrijwilligers. Op de algemene ledenvergadering (ALV) heeft het bestuur toen meerdere opties voorgelegd aan de leden van CDW. Een optie was om kantinepersoneel extern te werven, met als resultaat een contributieverhoging voor alle leden van CDW. Een andere optie was dat de leden van CDW de keuze hebben tussen vrijwilligerswerk te verrichten of voor afkoop (lees contributieverhoging) te kiezen. De vaste vrijwilligers zijn in deze optie vrijgesteld van het uitvoeren van extra vrijwilligerswerk. Op de ALV is toen besloten om de laatste optie, het huidige vrijwilligers-systeem, in te voeren bij CDW.

Ook kan een vereniging niet goed functioneren, als zij niet up-to-date ledengegevens heeft van haar leden. Met actuele gegevens is onze vereniging in staat haar leden sneller en beter te bedienen.

Op 9 mei 2014 wijzigde de Algemene Ledenvergadering van CDW de spelregels voor de verplichte vrijwilligersbijdrage, het vrijwilligers-systeem voor spelende leden en de voorwaarden voor actuele ledengegevens. Hieronder lichten we de spelregels toe.

Update Ledengegevens en verplicht inschrijven voor alle leden

Elk CDW-lid (spelend en niet spelend) dient aan het begin van elk nieuw voetbalseizoen het formulier online UPDATE ledengegevens en vrijwilligersbijdrage in te vullen.

Spelende leden die zich niet tijdig inschrijven, verliezen na waarschuwing zelfs hun speelrecht voor de trainingen en de wedstrijden. De vrijwilligersplanner gaat in overleg met de trainer en/of leider en zij dienen aan de uitvoering invulling aan te geven. Na invulling van het formulier wordt het speelrecht weer toegekend.

Ook een nieuw lid is pas lid als zij naast de inschrijving, tekening machtiging ook de online vrijwilligersbijdrage heeft ingevuld.

Wat betekent dit voor ieder spelend lid bij CDW?

Ieder(e) (ouder/verzorger van een) spelend lid heeft voor het vrijwilligers-systeem de keuze uit 3 opties:

• De ouder/verzorger van het spelend lid of het spelend lid zelf is in het lopende seizoen een vaste vrijwilliger bij CDW. In dat geval is het spelend lid vrijgesteld van extra vrijwilligerstaken.
• (De ouder/verzorger van) het spelend lid kiest voor afkoop. Dit kost € 100,-, welke in november wordt geïncasseerd.
• (De ouder/verzorger van) het spelend lid kiest voor het uitvoeren van vrijwilligerswerk. In dat geval voert (de ouder/verzorger van) het spelend lid 8 uur aan vrijwilligerstaken uit bij CDW. Als aan het eind van het seizoen blijkt dat (de ouder/verzorger van) het spelend lid zowel geen vrijwilligerstaken heeft uitgevoerd als geen vaste vrijwilliger is, dan zal alsnog een automatische incasso van € 100,-plaatsvinden.

Van iedereen wordt verwacht dat zij hun keuze bekend maken via het formulier.

Wanneer ben je vaste vrijwilliger?

Vaste vrijwilligers zijn degenen die structureel vele uren bezig zijn in commissies, elftalbegeleiding en/of bestuur binnen CDW. Voor vaste vrijwilligers vervalt het vrijwilligers-systeem. Denk aan:

• Leider en/of trainer van een team
• Leden van bestuur en commissies, zoals: Technische Commissie, Wedstrijdcommissie, Kantine, Sponsoring, Accommodatie, Toernooien , Evenementen e.d.
• Leidinggevenden in de kantine
• Vaste scheidsrechters
• Vaste leden wedstrijdsecretariaat
• Vaste EHBO-ers
• Permanente andere taken

Wie voert de vrijwilligerstaken uit?

Alle spelende leden van 18 jaar en ouder, voor zover ze niet al actief zijn als vaste vrijwilliger. Ouder(s) / verzorger(s) / een ander (zoals opa/oma) voor de jeugdleden onder de 18 jaar. Bij geschiktheid kan een jeugdlid vanaf 12 jaar als bijvoorbeeld scheidsrechter zelf zijn vrijwilligerswerk vervullen.

Wat voor vrijwilligerstaken kan je uitvoeren voor het vrijwilligers-systeem?

Voor de meeste (ouders/verzorgers van de) spelende leden zal het vrijwilligerswerk bestaan uit het draaien van 2 kantinediensten van 4 uur (8 uur in totaal). Daarnaast zijn ook beperkt de volgende opties mogelijk: EHBO, herstelwerkzaamheden, opruimplicht, scheidsrechter (vanaf 12 jaar), commissielid zoals: Vrienden van CDW, kascommissie, toernooicommissie, (jeugd) activiteitencommissie.

Hoe kan je je opgeven voor een kantinedienst?

In principe wordt er elke zaterdag gevoetbald bij CDW en zal de kantine ook elke zaterdag open zijn tot en met juni. De bezetting van de kantine bestaat op zaterdag uit 3 shifts:

• 08.00 – 12.00
• 12.00 – 15.00
• 15.00 – 18.30

Wanneer je kiest voor het draaien van kantinediensten, dan kan je een voorkeur dag (+shift) doorgeven op het formulier bij Opmerkingen.

Een tip is om je op te geven samen met een vriend(in), kennis of teamgenoot voor een kantinedienst, zodat de kantinedienst draaien gezelliger wordt!

Wil je leidinggevende worden van de kantine?

Een leidinggevende van de kantine houdt in dat deze persoon weet hoe het achter de bar aan toe gaat. Dit zijn zaken als weten waar de voorraad ligt als bijvoorbeeld de koffiebekers op zijn, hoe de vaatwasser werkt of hoe een fust bier vervangen wordt. Dit zijn geen lastige zaken, maar vooral een gevalletje van “het een keer gezien hebben”.

Als het je leuk lijkt om eens in de zoveel tijd een kantinedienst te draaien, dan kan je je vrijblijvend opgeven als leidinggevende van de kantine. Een nieuwe leidinggevende wordt altijd ingewerkt door een “ervaren” leidinggevende. Daarnaast is de leidinggevende ten alle tijden vrijblijvend. Er zijn geen verplichting om per X-weken een kantinedienst als leidinggevende te draaien. Maar enkel en alleen op de dagen die jijzelf doorgeeft. In principe zal zowel in de middag- als avonddienst altijd minstens 1 leidinggevende aanwezig zijn.

Heb jij geen mail ontvangen omtrent het vrijwilligers-systeem?

Als het goed is, hebben alle leden van CDW (inclusief trainers/begeleiders) in september een mail ontvangen omtrent het vrijwilligers-systeem. De mail is per lid gestuurd naar het mailadres dat bij CDW bekend is in de ledenadministratie. Wij hebben gemerkt dat lang niet iedereen de mail heeft ontvangen. Dit kan komen door één van de volgende redenen:

• Het mailadres dat bekend is bij CDW is fout. (Bij het verzenden van de mails hebben wij veel foutmeldingen van mailadressen ontvangen)
• Er is een oud mailadres bekend bij CDW. (In de loop van de tijd is van mailadres veranderd, en deze wijziging is niet doorgegeven aan CDW)
• Er is geen mail adres bekend bij CDW.
• Alleen het mailadres van het kind is bekend bij CDW, hierdoor hebben niet alle ouders/verzorgers de mail ontvangen.

Mocht je geen mail hebben ontvangen, dan kan je je contactgegevens doorgeven in een mail aan vrijwilligers@cdw.nl

Alvast bedankt voor je bijdrage!

Namens het bestuur en de ClubCo